申請程序

1. 租用者在遞交申請前，須以電話查詢場地設施的租用情況，確實租用情況後，方可入紙申請。本學院不接受電話預訂場地設施，申請表格可透過香港青年協會領袖學院網站下載或電郵索取。

2. 租用者需以電郵遞交填妥之申請表予行政部。在遞交申請表時，煩請夾附以下文件：

► 商業登記或社團註冊；或／及

► 由稅務局根據《稅務條例》第 88 條認可屬公共性質的慈善機構或信託團體的証明。

租用者有責任確保申請表及相關文件已送達本學院行政部。

3. 香港青年協會領袖學院行政部於收妥有關文件後三個工作天內，回覆租用者是否接納其申請。對所有場地租用申請，均保留最終決定權。香港青年協會領袖學院亦毋須就拒絕租出場地作出解釋。

繳費手續

1. 租用場地設施申請一經被接納，租用者將獲發繳費通知書，並需在獲發繳費通知書後的十天內或繳費通知書列明的限期前繳交租金，否則申請將被自動取消。租用者請以劃線支票 (支票抬頭：香港青年協會青年領袖發展中心有限公司) 郵寄至香港粉嶺馬會道302號香港青年協會領袖學院行政部（請註明場地租用）。期票或現金恕不接納。

取消政策

1. 在租用期間如因天氣（如黑色暴雨警告訊號、8號或以上颱風警告訊號），或其他不可預計的情況下引致租用場地關閉，可更改租用日期或退回繳款。

2. 所有取消租用場地設施的申請須以書面提交，並須在租用日最少十天前交至行政部，否則所繳交的租金將不獲退還。已繳付之款項將根據以下取消租用通知期，按比例退還：

3. 如租用者違反場地及設施租用條款，香港青年協會領袖學院保留一切權力，可在租用場地設施期間終止其活動，而已繳交的所有費用則不會退還。

惡劣天氣及不可預計的情況

租用場地如因天氣或其他不可預計的情況下不能使用，租用者可以根據以下條件，在場地設施租用情況許可下更改租用日期或退回繳款：

1. 當黑色暴雨警告或八號或以上風球在租用時間兩小時前 / 或者於租用當天下午6時30分仍然生效；

2. 當八號或以上風球在租用期間懸掛引致租用場地關閉。租用場地將於八號或以上風球懸掛後三十分鐘內關閉；租用者在該情況下可更改未使用的租用時段，任何未使用的租用時段均以完整小時計算，假設未使用的租用時段是兩小時五十九分鐘，租用者只有兩小時的租用時段在限期內安排使用。租用場地將於八號或以上風球卸下兩小時內重開；如八號或以上風球於租用時間兩小時或之前卸下，而租用場地亦已重開，若租用者仍決定取消活動，將不會獲安排更改租用日期或退回繳款；

3. 如黑色暴雨警告於租用場地開放時間之內發出，除基於安全考慮而必須關閉租用場地外，否則租用者可於租用時段內繼續使用所租用場地。如黑色暴雨警告於上午9時或之前發出，租用場地將黑色暴雨警告取消後兩小時內重開。如黑色暴雨警告於租用時間兩小時或之前取消；而租用場地亦已重開，若租用者仍決定取消活動，將不會獲安排更改租用日期或退回繳款。

4. 任何未使用的租用時段必須於原來租用日期起計六個月內使用。租用者須於原來租用日期起計30天內以書面向香港青年協會領袖學院行政部提出申請，逾期無效。更改租用日期一經作實不能再次更改。

5. 如不能於上述限期內安排更改租用日期，租用者須於原來租用日期起計30天內以書面向香港青年協會領袖學院行政部申請退回繳款。

6. 租用場地如因其他不可預計的情況下不能使用，租用者將獲發還已繳款項。至於因場地不能使用而導致之任何損失，香港青年協會領袖學院及其員工恕不負責。